Experts du développement commercial sur le secteur public, les consultants du pôle AO vous accompagnent dans la gestion de la principale barrière à l’entrée, l’appel d’offres.
Nos consultants, associés à l’ensemble de l’équipe et des ressources CANEVA, prennent en charge tout ou partie de vos réponses aux appels d’offres et vous accompagnent dans la mise en place d’une stratégie gagnante sur le moyen terme ou spécifiquement sur une opportunité.
L’ensemble de notre équipe bénéficie d’un benchmark fort et de l’expérience de l’entreprise dans une multitude de domaines d’activité et de typologie de consultations (marchés publics, AMI, concessions, DSP,…).
Le pôle AO c’est plus de 15 ans de réponses aux appels d’offres, directement au bénéfice de vos succès.
Ainsi, Le pôle AO vous accompagne aussi bien dans le cadre d’une solution globale (CANEVA-AO) que sur un appel d’offres spécifique.
Pour chaque solution déployée, un ou plusieurs consultants experts des marchés publics vous accompagnent pendant toute la durée de la collaboration sous la supervision d’un associé et aux côtés d’une équipe support.
Notre solution globale et historique (15 ans d’expertise) vise à vous accompagner et à prendre en charge vos réponses aux appels d’offres de marchés publics au sein d’un contrat cadre annuel.
1. La mise en place de la collaboration ou SET UP
- La découverte de votre entreprise et de son environnement
- L’analyse du potentiel sur les marchés publics (volume d’AO, saisonnalité, concurrence…)
- L’étude des éléments administratifs et techniques réunis par votre société
- L’élaboration d'un ou plusieurs mémoires techniques type différenciants et à haute valeur ajoutée
- La mise en place de l’ensemble des outils de réponse
- L’élaboration d’un plan stratégique annuel sur le secteur public et du plan d’action dédié
- La mise en place de l’Intranet dédié à la gestion de vos appels d’offres
2. La qualification des opportunités
- La préconisation et l’analyse des meilleures opportunités d’affaires
- L’ouverture aux marchés connexes permettant des synergies avec vos activités principales
- Le téléchargement, l’analyse et la qualification des pièces du marché
- La prise de contact avec les services concernés
- L’identification des besoins réels du donneur d’ordres
- Un ensemble de préconisations techniques et stratégiques
- Une synthèse pour chaque consultation
Cette démarche d’analyse fiable et engageante a pour objectif de prendre la bonne décision et d’effectuer un GO / NO GO sur chaque appel d’offres.
3. Gestion d’un appel d’offres
Le consultant agit en chef de projet ; il intègre la proposition technique, méthodologique et financière et effectue :
- La proposition d’une stratégie de réponse gagnante
- La réalisation de la candidature en bonne et due forme
- La construction de l’offre en respectant le formalisme du marché
- La conception, la rédaction et la personnalisation du mémoire technique dédié
- La compilation de l’ensemble des pièces constitutives du dossier pour effectuer le dépôt
Le suivi stratégique de la réponse
- Le consultant suit le parcours de l'offre chez le donneur d’ordre (qui ouvre les offres, quand est prévue l’analyse, l’attribution, …) et le bon déroulement de la procédure
- L’équipe support engage un suivi et une analyse « pré-contentieuse » de la procédure
Une fois l’attribution effectuée
- Le consultant collecte les éléments stratégiques liés à l'attribution
- Il analyse les conditions de l’attribution du marché en cas de succès ou de rejet, afin de :
=> Enrichir vos réponses futures aux appels d’offres
=> Connaître et comprendre votre environnement concurrentiel
=> Évaluer si la procédure a été exécutée correctement et si la décision est justifiée.
Avec la même démarche que pour notre programme annuel, nous accompagnons chaque jour des entreprises sur des appels d’offres uniques, en intégrant des enjeux variés et des délais restreints.
Cette démarche d’accompagnement ponctuel repose sur une très forte et rapide acculturation à l’entreprise afin d’engager une stratégie de réponse gagnante et des ressources adaptées.
Chaque proposition d’accompagnement repose sur un diagnostic préalable de l’enjeu de l’entreprise et de la consultation cible.
95% des clients Caneva sont très satisfaits du traitement de leurs marchés publics
Avec un modèle économique équilibré et clairement orienté succès, les accompagnements du pôle AO intègrent toutes les spécificités des entreprises, de la plus petite à la plus grande, de la mieux organisée à la novice et de la plus performante à celle en devenir.
Avant même son attribution, chaque consultation à laquelle vous répondez à nos côtés contribue à enrichir votre savoir-faire et votre compétence commerciale sur le secteur public.
Quels sont les avantages à nous confier vos réponses aux appels d’offres ?
- Une approche stratégique inédite
- Une analyse fiable des meilleures opportunités
- La professionnalisation de votre démarche commerciale secteur public
- La maîtrise de vos coûts de réponses
- La gestion adaptée des saisonnalités
- L’optimisation de votre performance commerciale
- L’augmentation de votre taux de transformation
L’identification des appels d’offres est chronophage, c’est pourquoi il est nécessaire d’avoir veille appel d’offres efficace pour gagner du temps.
Grâce à la veille, les entreprises disposent de toutes les informations utiles pour trouver les appels d’offres adaptés à leurs secteurs d’activité.
Pour commencer, les opérateurs doivent soit s’inscrire sur des supports de veille gratuits ou souscrire à un abonnement chez un veilleur spécialisé. De ce fait, ils recevront des alertes mails sur les appels d’offres susceptibles de correspondre à leurs attentes.
Grâce à la veille, les candidats reçoivent des avis d’appels publics à la concurrence (AAPC). Ils informent les entreprises sur la passation du marché. C’est un document qui confirme le début du processus d’avis d’appel d’offres.
Via la veille, les entreprises peuvent également détecter les avis d’attribution et connaître la décision finale du candidat par l’acheteur pour le choix de l’exécuteur du marché. Cela permet aux entreprises de se positionner sur le marché et de mieux anticiper les renouvellements de contrats.
La veille s’effectue grâce à des mots clefs et un ciblage géographique (à l’échelle de la commune, du département, de la région ou du pays). Plus votre ciblage est précis et plus vous gagnerez du temps dans la réalisation de votre veille et la détection des opportunités pertinentes.
Les plateformes gratuites pour réaliser une veille d’appel d’offres
- Le Bulletin officiel des annonces de marchés publics ou BOAMP
- Le Journal officiel de l’Union européenne ou JOUE
- Le journal d’annonce légale ou JAL
Plusieurs prestataires payants offrent également un service de veille très pertinent avec des prestations annexes particulièrement intéressantes pour affiner sa stratégie commerciale.
L’appel d’offres est une des procédures de passation de marchés publics. Il peut être ouvert, restreint ou répondre à des règles spécifiques. Les étapes d’un appel d’offres varient selon le choix de l’acheteur public. Cela passe généralement par la publication, la présentation d’offres et la contractualisation. Il existe toutefois quelques particularités pour chaque type d’appel d’offres.
La première étape d’un appel d’offres est la publication. En effet, l’avis d’appel d’offres doit être annoncé sur les supports officiels prévus par la loi selon l’estimation du marché. Il faut ensuite passer par la réception et la sélection des dossiers. Lorsque le bon candidat est choisi, l’acheteur procède à l’attribution ou à la contractualisation du marché.
Les appels d’offres sont publiés premièrement sur le Bureau officiel des annonces des marchés publics ou BOAMP. Le Journal officiel de l’Union européenne ou JOUE est le deuxième. Il existe également des journaux d’annonces légales, ou JAL, autorisés à publier les appels d’offres. Enfin, chaque acheteur public possède aussi sa propre plateforme en ligne qu’il dédie aux annonces concernant son champ d’action.
L’appel d’offres et les conditions de l’annonce figurent dans le décret sur les marchés publics. Pour les marchés de moins de 90 000 euros, l’acheteur public choisit librement le support de publication. L’annonce sur le BOAMP et au moins sur un JAL est obligatoire jusqu’à une somme de 5 382 000 euros.
L’appel d’offres est également visible sur la plateforme de l’acheteur public qui l’a émis. Les marchés plus importants sont obligatoirement publiés dans le JOUE. Celui-ci contient également des appels d’offres de services sociaux estimés à plus de 750 000 euros.
Les appels d’offres ouverts mettent en concurrence les entreprises intervenant dans un domaine précis. Les candidats disposent de 35 jours pour répondre à un appel d’offres ouvert. Ce délai court depuis la publication de l’avis d’appel d’offres sur les supports officiels. Cependant, si vous envoyez votre réponse via un support électronique, vous ne bénéficiez que de 30 jours.
Dans certains cas, l’appel d’offres est précédé d’une préinformation. Dans ce cas, le délai est seulement de 15 jours.
Un avis de préinformation est une annonce publiée 35 jours au moins avant l’offre proprement dite. Ce communiqué est une préparation à l’appel d’offres et il figure normalement des informations similaires dans les deux publications. Néanmoins, il arrive que les deux contenus divergent. Le temps de réaction de 35 jours est alors maintenu pour la réponse à ce type d’appel d’offres.
L’appel d’offres impose les limites de dépôt de dossier que les candidats doivent respecter. Ainsi, ceux qui parviennent à l’acheteur public après le délai autorisé sont automatiquement rejetés. Il examine seulement ceux qu’il a reçus à temps et dans l’ordre de son choix.
Le pouvoir adjudicateur vérifie la forme des candidatures avant de passer au fond. Les offres surévaluées et les compétences exagérées sont par exemple déconseillées. Si vous n’êtes pas habilité ou autorisé à effectuer une des prestations mentionnées, votre candidature est aussi rejetée. Les entreprises qui ne sont pas retenues sont notifiées du rejet de leur offre.
Plusieurs candidatures peuvent être recevables pour le marché proposé. L’acheteur les classe selon la plus intéressante sur le plan économique. Il s’assure que le candidat pressenti n’est pas concerné par une interdiction avant de soumissionner et de valider son choix. Ce dernier est alors notifié de l’attribution du marché à son nom. La décision est ensuite publiée sur les supports légaux, les mêmes que lors de la publication.
Les étapes des appels d’offres ouverts et restreints se rejoignent et diffèrent sur certains points. L’appel d’offres est une procédure formalisée, obligatoire ou facultative, pour la passation d’un marché public. Il répond à des principes d’égalité, de liberté et de transparence.
Chaque candidat possède les mêmes chances d’obtenir le contrat. Les concurrents ont accès aux mêmes informations complètes sur les plateformes dédiées. L’appel d’offres restreint, à l’inverse de l’appel d’offres ouvert, est réservé aux candidats présélectionnés par le pouvoir adjudicateur.
Les appels d’offres ouverts et restreints possèdent des points communs et des différences de procédure. Les deux sont publiés sur les divers supports officiels selon l’estimation du marché. Vous devez donc surveiller les plateformes dédiées pour trouver les annonces qui vous intéressent. Après avoir identifié l’appel d’offres qui vous intéresse, il est temps de monter votre dossier.
L’appel d’offres restreint peut également être précédé d’un avis de préinformation. Celui-ci intervient 35 jours au moins avant l’annonce de l’avis de marché.
Dans le cas d’un appel d’offres restreint, les candidats présélectionnés sont les seuls autorisés à déposer leur dossier. La prochaine étape de l’appel d’offres restreint est donc la sélection des candidats. L’acheteur public trie ainsi les dossiers qui présentent les profils recherchés. Les entreprises sont sélectionnées selon leur chiffre d’affaires, leurs compétences ou les moyens techniques dont elles disposent.
Les candidats sont au moins cinq à passer cette étape, sauf indication expresse lors de l’avis de mise en concurrence. Ceux qui sont retenus sont ensuite invités à proposer leur offre.
Dans un appel d’offres restreint, l’acheteur public lance un appel à la concurrence après la sélection des dossiers. Le pouvoir adjudicateur invite alors chaque candidat à soumissionner. Il leur accorde un délai de 30 jours à compter de l’annonce pour proposer leur offre. Celui-ci est toutefois abaissé à 25 jours dans le cas d’une réponse électronique. Le délai est réduit à 10 jours pour une préinformation conforme à l’annonce d’appel d’offres.
Les entreprises possédant les qualités annoncées peuvent manifester leur intérêt en envoyant une demande aux autorités concernées bien avant l’avis. Ceux-ci disposent quant à eux de 15 jours pour confirmer leur souhait. Ce délai court aussi depuis la publication de l’avis de marché.
Caneva vous accompagne dans les démarches nécessaires pour répondre aux appels d’offres. Vous avez besoin d’une aide pour trouver des marchés intéressants et définir votre stratégie ? Nous vous livrons les informations dont vous avez besoin pour remporter un marché public de votre domaine de compétence.
Nous vous accompagnons à travers des outils modernes et des approches personnalisées. La méthode CANEVA a d’ailleurs prouvé son efficacité auprès de différents opérateurs économiques.
Les étapes d’un appel d’offres peuvent aussi se dérouler dans d’autres conditions que mentionnées ci-dessus. Il existe ce que l’on appelle procédure avec négociation qui est une faculté du pouvoir adjudicateur.
L’appel d’offres avec négociation est applicable lorsque :
Dans un appel d’offres avec négociation, l’acheteur public ouvre les discussions avec des opérateurs pour fixer les termes du marché. Il indique à l’avance un seuil d’exigences minimal non négociable, devant être pris en compte lors de l’élaboration de l’offre. Les candidats décident ensuite s’ils souhaitent participer au projet ou s’abstenir.
La négociation entre le pouvoir adjudicateur et les entreprises concernent uniquement les offres initiales. La proposition finale, quant à elle, est non négociable. Dans certains cas, l’acheteur reprend les termes de l’offre originale.
Pour terminer avec les négociations, le pouvoir adjudicateur notifie les autres soumissionnaires et fixe une date limite. C’est le temps offert pour la présentation des offres révisées ou nouvelles.
L’appel d’offres avec négociation respecte aussi des délais pour la publication et la réponse des candidats.
Le pouvoir adjudicateur accorde aux entreprises 30 jours depuis l’avis du marché pour soumettre leur candidature. S’il existe une préinformation, le même délai court depuis l’invitation à confirmer. Les candidats reçoivent ensuite une invitation à soumissionner et bénéficient de 30 jours supplémentaires pour proposer leur offre.
Il faut compter 25 jours pour les échanges via les outils électroniques. Une urgence ramène cependant ce délai à 10 jours. Une préinformation peut être utilisée ou non comme appel à concurrence. Si ce n’est pas le cas, la soumission des offres est aussi de 10 jours.
L’acheteur public reçoit les candidatures dans un délai de 15 jours depuis l’invitation à confirmer. Ceci est valable si un avis de préinformation a eu lieu avant l’appel d’offres. La réception des propositions peut néanmoins être décidée avec l’ensemble des candidats. Le délai est toutefois le même pour tous les présélectionnés. L’acheteur public peut choisir le prestataire selon l’offre initiale s’il a expressément indiqué une réserve de non-négociation dans l’avis.
L'appel d'offres avec dialogue compétitif se rapproche de la procédure de négociation. Les deux se distinguent toutefois sur la motivation même de la décision. Le dialogue complétif a pour objectif de déterminer les solutions qui répondent aux besoins du pouvoir adjudicateur. Les candidats proposent alors des offres qui tiennent compte de ces paramètres. Il ne s’agit pas de négocier les tarifs du marché, ce qui est possible avec la procédure de négociation.
L’appel d’offres avec dialogue compétitif intervient notamment lorsque l’acheteur est dans l’incapacité de trouver lui-même les solutions techniques adaptées.
L’appel d’offres avec dialogue compétitif est effectué en quelques étapes. L’acheteur public commence par la publication d’un appel à candidature. L’avis de marché contient uniquement les besoins de l’acheteur, le minimum pour la sélection des candidats. C’est seulement après que les discussions sont ouvertes pour développer les solutions pertinentes.
La réception des candidatures s’étale sur 30 jours depuis l’émission de l’avis. La prochaine étape est l’invitation à soumissionner. Après la sélection des candidats, ceux qui ne sont pas retenus sont notifiés du rejet de leur demande. Les postulants qui sont reçus sont signifiés, quant à eux, d’une invitation au dialogue. Celle-ci est suivie du programme fonctionnel, plus fourni que le dossier présenté lors de la mise en concurrence.
Chaque candidat reçoit une liste de documents, dont le cahier des charges. Il est notifié de la date et du lieu du dialogue et bénéficie d’un certain délai pour demander des renseignements. La discussion se termine seulement lorsque l’acheteur trouve les solutions profitables sur le plan économique et technique.
La remise des offres finales a lieu après la clôture du dialogue. Le pouvoir est libre de se baser sur le dossier fourni ou de demander des précisions aux entreprises concernées. Les compléments d’information ne sont toutefois pas autorisés à modifier l’offre initiale.
Les participants à l’appel d’offres avec dialogue compétitif peuvent recevoir des primes. C’est notamment le cas lorsque l’acheteur public en prévoit dans les documents de consultation.
L’acheteur public peut accorder le marché à l’entreprise offrant la solution la plus adaptée et profitable à l’issue du dialogue. Le projet est attribué après que le candidat pressenti remplisse d’autres formalités. Il doit, entre autres, présenter la preuve qu’il n’est pas concerné par une interdiction de soumissionner. Il doit aussi être en règle vis-à-vis de ces obligations fiscales et de la Sécurité sociale.
Les autres candidats sont ensuite notifiés du rejet de leur offre. La signature du marché a lieu au moins 11 jours après. C’est le temps dont disposent les autres candidats d’intenter un recours si nécessaire. L’avis d’attribution est publié sur les mêmes plateformes que l’annonce 30 jours après sa confirmation.
L’acheteur peut aussi annuler l’offre en cours et lancer une nouvelle procédure lorsque l’estimation du projet dépasse le budget prévu. Il entame alors une autre mise en concurrence, incluant ou non les candidats qui ont dialogué. Ils n’ont toutefois aucun avantage sur la situation et ne bénéficient pas de garantie de remporter le marché.
Familiarisez-vous avec les procédures d’appel d’offres et mettez toutes les chances de votre côté avec Caneva.
Les organismes publics ont l’obligation de recourir à un appel d’offres pour attribuer un marché public à une entreprise. De leur côté, les postulants doivent avoir un minimum d'information sur la procédure à suivre pour répondre à l’appel d’offres, qu’il s’agisse d’une réponse dématérialisée ou d’un dossier papier à soumettre. Dans tous les cas, se faire accompagner par une agence spécialisée comme Caneva dans les procédures d’appel d’offres est vivement conseillé.
Les procédures d’appels d’offres respectent des principes d’équité et d’impartialité envers toutes les entreprises candidates. Le donneur d’ordres indique clairement le contenu du marché public qu’il souhaite passer. Par ailleurs, il s’attend à ce que l’entreprise exécutrice s’y conforme.
Les cahiers des charges inhérents au marché public ne sont pas flexibles sauf exception. Ainsi, toute candidature d’appel d’offres qui n’apporte pas des réponses rassurantes ou qui dévie de ces préalables sera automatiquement rejetée.
Traiter un appel d’offres sur un marché public demande du temps, des ressources et de l’investissement.
Il arrive que le client ait déjà choisi une entreprise, mais procède à un appel d’offres pour se conformer à la procédure. Dans d’autres cas, ce sont les exigences du marché public qui sont très élevées et ne cadrent pas avec vos ressources. Par exemple, un chantier doit être exécuté sur une courte durée. Cependant, vous ne disposez pas de personnels suffisants pour le réaliser dans les délais impartis. Le projet devient également irréalisable si vos matériels sont inadaptés à ce type de marché public.
Inutile donc de postuler aux appels d’offres pour lesquels vos ressources internes semblent limitées pour les exécuter. Caneva vous conseille de candidater sur des marchés publics avec la certitude de pouvoir les effectuer si votre entreprise est choisie.
Pouvoir accéder aux différents marchés publics est un levier important pour la croissance de toute entreprise. Cependant, vous devez les sélectionner judicieusement en y répondant de manière efficace afin d’optimiser vos chances de gagner l’appel d’offres.
Répondre à un appel d’offres implique le respect de la procédure. Cette étape vous permettra d’atteindre à minima trois objectifs :
Une fois ces objectifs atteints, vous aurez fait le nécessaire en soumettant un dossier d’appel d’offres correct et pertinent.
Un marché public en dessous d’une certaine valeur n’est pas soumis à un appel d’offres. Ce seuil est défini en fonction de la réglementation et le type de marché public. Il peut être de 25 000 euros HT, 40 000 euros HT ou 90 000 euros HT. En dessous de ces montants, le donneur d’ordre a le droit de ne pas recourir à un appel d’offres. Par ailleurs, il peut décider de l’attribuer en direct à une entreprise sur décision de l’administration publique.
Par le canal de votre entreprise, n’hésitez pas à participer aux activités de la ville et à les soutenir. Vous pourrez ainsi nouer des liens avec des élus et des cadres. Ces derniers pourront promouvoir votre entreprise sur des marchés publics inférieurs au seuil pour une attribution directe.
Tout marché public soumis à un appel d’offres est résumé dans l’AAPC ou Avis d’appel public à la concurrence. Il contient des informations importantes telles que l’objet de l’appel d’offres, les contraintes spécifiques ou l’allotissement, s’il en existe. Ce document vous permettra de prendre connaissance :
Bien interpréter l’AAPC vous permet de préparer votre dossier en fonction des particularités du marché public. Ainsi, vous serez amené à effectuer des comparaisons entre plusieurs points de ce document et le coût de votre investissement. Il peut par exemple s’agir du lieu des travaux par rapport à vos locaux si du matériel important doit être déplacé.
L’AAPC mentionne des qualifications spécifiques que vous n’avez pas en interne. En comparant l’investissement supplémentaire à la somme accordée pour ce marché public, vous saurez si des bénéfices sont réalisables. Si la réponse est affirmative, alors vous pouvez constituer votre dossier de soumission d’appel d’offres.
L’absence de personnalisation d’un dossier d’appel d’offres est l’erreur commise par la plupart des entreprises. Beaucoup d’entre elles téléchargent systématiquement des formats de réponses sur Internet. De fait, leur dossier ne sont pas personnalisés et parfois inadaptés aux besoins de l’appel d’offres.
Vous devez considérer un dossier d’appel d’offres comme un CV pour une offre d’emploi. Mieux il sera unique, plus vous aurez de chances de décrocher le poste convoité. Le principe est aussi le même sur les appels d’offres.
L’expérience de votre entreprise vous a peut-être conduit à effectuer des chantiers similaires à ceux de l’appel d’offres. Si tel est le cas, il ne faut pas hésiter à en faire référence dans votre dossier. C’est toujours bien apprécié du côté de l'acheteur de savoir qu’une entreprise dispose déjà d'une expérience similaire au marché public proposé.
Présentez de manière concise tous vos matériels et autres informations utiles :
Même les solutions de rechange et/ou de maintenance doivent être mentionnées en cas de panne.
Tous ces détails apporteront de la singularité, du sérieux et du professionnalisme à votre candidature d’appel d’offres.
L’idée n’est pas de les lister en une fois, mais plutôt d’optimiser leur présentation dans votre mémoire technique. Autrement dit, il s’agit de les mettre en avant à chaque niveau d’exécution du marché public nécessitant l’utilisation d’un matériel spécifique. Si le recours à un outil est nécessaire sur les différentes phases d’exécution, mentionnez-le.
Dans une procédure d’appel d’offres, le DCE est essentiel pour comprendre le cadre du marché. Chaque appel d’offres dispose d’un DCE que vous pouvez retirer en ligne dans la plupart des cas. Il comporte à minima le règlement de consultation, le CCAP et le CCTP.
Il est recommandé de bien cerner les attentes du client avant de soumettre votre dossier.
Participer à un appel d’offres fait partie du quotidien des TPE, PME et grands groupes.
Caneva vous conseille de préparer un dossier commun à tous les appels d’offres sur les pièces indispensables. Vous pouvez en amont les remplir, les cacheter et en signer certains, si besoin. Cela concerne entre autres les données sur votre entreprise qui ne changeront pas d’un marché public à un autre.
En procédant ainsi, à chaque fois que vous devez postuler à un appel d’offres, vous aurez déjà une partie de votre dossier prêt. Cette stratégie vous permettra de gagner du temps et parallèlement de vous éviter une éventuelle erreur.
La plupart des grands groupes qui raflent les marchés publics ont certainement connu des échecs lors de leurs premières tentatives. Néanmoins, le rejet de votre candidature doit être considéré comme une occasion d’améliorer les points faibles de votre dossier.
En effet, vous avez la possibilité de demander pour chaque refus, les raisons de la décision de la commission d’appel d’offres. Il s'afgit du rapport d'analyse des offres.
Les éléments justifiant le rejet de votre candidature vous seront transmis par le client dans un document détaillé. Sur chaque point d’évaluation des dossiers, une note est attribuée au candidat. Une autre sera octroyée à l’entreprise ayant remporté le marché public.
Postuler aux marchés publics fait partie du quotidien de plusieurs entreprises. Chacune adopte une stratégie en fonction des capacités et de son expérience. Toutefois, il importe de bien ficeler le dossier pour être sélectionné. Votre entreprise est régulièrement mise en concurrence sur des marchés publics ? Ce guide vous aidera à vous démarquer et à gagner un appel d’offres.
L’appel d’offres est un procédé utilisé par un organisme public afin de permettre aux sociétés de postuler pour des marchés spécifiques. Cette démarche se distingue de l’attribution d’un marché privé, car elle doit exclusivement se dérouler par l’entremise d’un appel d’offres.
La collectivité publique est donc obligée de signifier publiquement qu’elle recherche un prestataire pour exécuter un marché public. Néanmoins, une exception s’applique sur des marchés publics d’une valeur inférieure à 40 000 euros HT. En dessous de ce seuil, l’organisme public n’est pas contraint de passer par un appel d’offres. Il pourra choisir librement l’entreprise pour effectuer les travaux.
Étant officiellement informées via l’appel d’offres, toutes les entreprises intéressées pourront présenter leur candidature. La commission d’appel d’offres examinera le profil de chaque postulant après un processus précis et rigoureux pour en choisir un.
La phase d’identification des appels d’offres de votre secteur d’activité est très importante pour pouvoir se préparer à temps.
D’autres supports, comme le bulletin officiel des annonces des marchés publics (BOAMP), sont de véritables relais de ces derniers. Les avis publics de concession, d’attribution, de partenariat privé-public, de marchés nationaux et/ou européens sont annoncés sur le site.
Plus tôt vous aurez connaissance d’un appel d’offres, meilleure sera la préparation de votre dossier.
Parmi tous les appels d’offres, sélectionnez ceux pour lesquels vous pensez avoir réellement les chances de l’emporter.
Cette diversité d’offres ne doit vous dissiper par rapport à votre objectif, celui de remporter au moins un appel d’offres. N’hésitez pas à effectuer une étude de cas pour jauger le potentiel de votre entreprise sur ce marché public. Cette démarche vous permettra aussi d’anticiper les points à améliorer sur votre dossier d’appel d’offres et le rendre meilleur.
Plutôt que de postuler à toutes les offres, choisissez celles pour lesquelles vous pensez être réellement capable de gagner.
La soumission d’un dossier d’appel d’offres est effectuée par des personnes physiques, de même que l’annonce des résultats. Au-delà de l’aspect purement professionnel, faire connaître votre structure auprès des acheteurs présente de nombreux avantages.
Pensez à installer un climat de confiance avec l'acheteur. Cela jouerait en votre faveur dans la décision finale.
Ainsi, vous ne devez pas hésiter à contacter l’annonceur pour éclaircir certains points de l’appel d’offres. Vous pouvez leur poser vos questions sur la plateforme, et si besoin les joindre par téléphone si vous avez leur contact.
Chaque commission d’appel d’offres, comme tout recruteur dans une offre d’emploi, souhaiterait lire une présentation personnalisée, motivée et adaptée. Singulariser votre dossier d’appel d’offres est une étape importante. Ainsi, les parties techniques et administratives doivent être élaborées avec le plus grand soin et professionnalisme.
Il faudra veiller à les structurer non pas selon vos souhaits, mais plutôt en fonction des attentes de l'acheteur.
De l’avis des experts, le mémoire technique est la variable influant le plus la décision de la commission d’appel d’offres. Mieux ils est élaboré, plus vous aurez de chances de gagner un appel d’offres. La plupart des marchés publics des BTP, des services, des fournitures et bien d’autres, prêtent une attention particulière au mémoire technique.
L’erreur commise par certaines entreprises est de télécharger un mémoire technique en ligne, le remplir et l’intégrer dans le dossier. Leur résultat n’est évidemment pas probant. S’inspirer de mémoire technique prérédigé est à proscrire.
L’objectif est de personnaliser votre mémoire technique afin que chaque point réponde précisément au besoin de l'acheteur. Par ailleurs, les marchés publics sont souvent proposés par lot, et chacun nécessite une exécution différente. Si un marché public nécessite un allotissement, vous êtes tenu de fournir autant de mémoires techniques que de lots. Cette séparation des lots sur un même marché public permet à différentes entreprises de candidater et de mieux répartir les offres.
Ainsi, une entreprise peut être compétente sur un lot de marché et ne pas avoir les capacités d’exécution sur un autre. Seul le mémoire technique permettra de faire savoir que votre structure est apte pour des travaux spécifiques sur un lot donné.
Si vous rencontrez des difficultés pour personnaliser et séquencer votre mémoire technique, contactez Caneva pour les réaliser.
Les critères de sélection peuvent être basés sur les moyens humains, les moytens matériels, l’aspect environnemental, sur la recherche, la méthodologie d'exécution.... Vous devez vous assurer que votre dossier répond en tout point aux éléments de l’appel d’offres. Veillez à ne pas en négliger. Votre dossier doit aussi respecter les délais de livraison prévus.
Si vous ne pouvez pas apporter une réponse précise à un point, n’oubliez pas de mettre en avant une autre solution. Cependant, le résultat de votre proposition doit être conforme à l’objet d’exécution du sujet cité. Si vous avez recours à un dispositif innovant, il faudra joindre une annexe détaillant les particularités de cette solution. Ces documents complémentaires permettront d’attester que vous faites le nécessaire pour répondre au mieux au besoin de l'acheteur.
La commission d’appel d’offres des marchés publics statue de manière indépendante et en toute impartialité sur les dossiers des candidats. Prendre contact ne servira surtout pas à influencer leur décision, mais plutôt à sonder leurs premières impressions.
L’objectif d’une telle approche est double. Vous pourrez saisir l’occasion pour éventuellement les rassurer s’ils ont des doutes ou des craintes sur votre dossier. Par ailleurs, il importe d’établir un contact pour apporter davantage d’éclaircissement si besoin ultérieurement.
Vous pouvez, entre autres, prétexter de les appeler pour savoir s’ils ont bien reçu votre dossier d’appel d’offres. En effet, un problème technique peut survenir à tout moment. Compte tenu de l’enjeu, il est légitime de vous assurer que votre dossier ait bien été réceptionné.
Si aucun retour particulier n’est émis concernant votre candidature, il est possible qu’elle n’ait pas encore été examinée. Dans ce cas, vous pouvez poliment laisser votre contact à l’interlocuteur et signifier que vous restez disponible pour tout besoin d’information.
Cette phase d’appel d’offres est sans aucun doute la partie la plus importante et la plus décisive après le mémoire technique. Les potentiels candidats éligibles sont sélectionnés dans la première liste. La règle essentielle est de ne surtout pas être en retard. Chaque candidat aura un temps précis et limité pour effectuer sa présentation.
La plupart des procédures des marchés publics font parfois l’objet d’un oral avec les derniers candidats retenus. Si vous réussissez brillamment cette étape, vous aurez toutes les chances de gagner un appel d’offres.
Vous devez bien connaître le marché public et son contexte particulier. Il est conseillé de s’entraîner en interne pendant une simulation sur ce type d’exercice. Pour ce faire, l’élaboration de brochures ainsi que de présentations du projet (PDF, PowerPoint…) est recommandée.
Testez minutieusement vos appareils de présentation et assurez-vous qu’ils sont tous fonctionnels. Prévoyez en outre un plan alternatif si un improbable désagrément informatique survenait.
Notez qu’il ne faut surtout pas donner l’impression de répéter par cœur votre dossier technique. Ce n’est pas du tout l’objectif de l’oral, car le jury détient déjà de votre dossier et en a pris connaissance. Il s’agit de les convaincre avec d’autres mots que vous êtes le candidat idéal. Pour y parvenir, vous devez vous appuyer sur les grands points de votre dossier.
Vous devez avoir une bonne appréhension de votre auditoire. Cela passe par la perception de leur état d’esprit, de leurs valeurs et de leurs attentes.
Qu’est-ce qu’un appel d’offres ? Il s’agit d’une proposition venant d’une collectivité publique demandant aux entreprises privées de participer à un projet. C’est en quelque sorte une offre publique où vous allez devoir concourir avec plusieurs prestataires pour obtenir le marché.
Avant de répondre à un appel d’offres, il faut bien entendu commencer par détecter une offre. L’idée n’est pas de répondre à tous les appels d’offres du marché. Il convient de trouver une proposition qui cadre avec vos prestations et votre profil.
Les appels d’offres sont nombreux chaque année. Encore faut-il les trouver. Ce peut être via les annonces gratuites en ligne ou dans les quotidiens. Soyez actif et attentif. Utilisez des mots-clés pour cibler vos recherches sur les plateformes de publication. Basez-vous sur les compétences de votre entreprise ou encore sur la zone d’intervention demandée dans le projet.
Aussi, dès que vous trouvez une offre, vous devez la consulter et l’analyser. Dans les presses écrites, tous les détails sont déjà indiqués. Dans les offres en ligne, vous devez télécharger un dossier de consultation des entreprises (DCE). C’est une sorte de « cahier des charges » de l’appel d’offre qui est mis à disposition des postulants.
Le DCE comprend trois grands types de document que vous devez lire l’un après l’autre. Le règlement de consultation met en avant les normes de concurrence pour ce marché. Le cahier des clauses administratives particulières (CCAP) détermine les procédures et les normes de gestion de l’offre. Enfin, le cahier des clauses techniques particulières (CCTP) présente les prestations attendues des candidats pendant l’exécution du contrat.
Dans le DCE, vous trouverez la liste des pièces à fournir dans votre dossier de candidature.
Vous devez également fournir des pièces concernant votre entreprise. À savoir la déclaration de chiffre d’affaires, les preuves d’assurances, la liste des expériences et les effectifs. Sans oublier les titres professionnels et les diplômes des cadres.
Prenez le temps d’analyser l’annonce pour cerner les attentes de l'acheteur. Cela augmentera vos chances de gagner le marché public.
L’annonce précise également l’objet et les procédures à respecter pour participer. De même, elle mentionne les conditions relatives à l’entreprise pour être éligible. Tel est le cas des chiffres d’affaires, les qualifications, etc.
La réponse doit contenir à la fois une offre technique et financière. .
La réponse à l’appel d’offre est la présentation que vous faites auprès de l’annonceur. Elle doit donc préciser tous les détails concernant votre entreprise : CA, références clients, qualifications, etc.
Il importe d’ailleurs de peaufiner votre présentation technique, car c’est ce qui vous permettra de vous différencier de la concurrence et de vous démarquer auprès de l'acheteur. Soyez précis dans la méthodologie que vous utiliserez et sur les moyens de mise en œuvre dont vous disposez.
Assurez-vous de tout réunir et de finir à temps, sans quoi votre dossier ne sera pas analysé.
Quasi toutes les collectivités publiques dématérialisent les procédures de dépôt de candidature. Vous disposez ainsi de plus de temps pour préparer votre réponse que vous allez simplement uploader en ligne. Tel est le cas pour tous les appels d’offres de plus de 40 000 euros. Ce ne sera plus la peine d’imprimer vos formulaires.
Les acheteurs ne retiennent qu’une seule candidature parmi des centaines de participants en moyenne. Ils vous envoient un courriel, même si vous n’avez pas été retenu en vous expliquant les motivations du refus. Il n’existe pas de voie de recours possible dans ce cas. Cependant, ces informations vous seront utiles afin d’améliorer votre réponse la prochaine fois.
Au moment de répondre à un appel d’offre, mettez toutes les chances de votre côté. Faites attention à ne pas commettre les cinq erreurs suivantes.
Ne pas choisir son appel d’offres
Vous éparpiller augmente les risques d’erreurs. En outre, une réponse nécessite beaucoup de ressources. Préférez un seul appel d’offre et travaillez bien votre réponse pour augmenter vos chances d’être reçu.
Prenez le temps de bien rédiger votre réponse. Lisez attentivement tous les documents qui sont mis à votre disposition. Ne soyez pas trop confiant. Chaque marché public est différent d’un autre, aussi bien dans les termes que les objectifs. Aussi, vous devez prendre le temps de lire chaque offre et règlement de consultation.
Le mémoire technique est la pierre angulaire de votre dossier. Évitez d’utiliser un modèle standard ou de simplement copier des idées en ligne. Personnalisez votre document pour vous mettre davantage en valeur et séduire les acheteurs.
Oui, vous pouvez et devez personnaliser votre offre technique pour valoriser votre entreprise. Cependant, ne la rédigez pas uniquement en vous focalisant sur vous et en énumérant les intérêts de votre société. Considérez les besoins et les attentes de l'acheteur. Mettez l’accent sur les services et les techniques que vous proposez et qui pourraient répondre à l’objectif de l’appel d’offres.
Si postuler en premier n’augmente pas vos chances, le faire à la dernière minute non plus. Vous n’êtes pas à l’abri d’une panne technique ou d’un bug informatique qui pourrait vous faire manquer le délai.
En outre, attendre la fin de l’annonce pour postuler est souvent pris comme un signe de manque d’organisation.
Aussi, organisez-vous comme il se doit pour laisser du temps aux imprévus. De plus, vous éviterez un maximum de stress.
Pour conclure, participer à un marché public n’est pas à la portée de tout le monde. Outre la concurrence de prix, c’est une course à celui qui proposera les meilleurs prestations et projets. D’autant qu’il existe des normes à respecter pour être éligible à ce type de marché.
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